Irattárolás

A REISSWOLF Budapest Adat- és Dokumentumkezelő Kft. az Európában legismertebb és legtöbb országban jelen lévő dokumentumkezelési tevékenységet folytató franchise hálózat tagjaként 2003-ban kezdte meg működését, a papíralapú dokumentumok és egyéb adathordozók biztonsági tárolásával és megsemmisítésével kapcsolatosan.

A REISSWOLF dokumentumkezelési megoldásaiban ötvözésre került az anyavállalat több mint 30 év alatt a nemzetközi piacon szerzett tudása és tapasztalata a hazai jogszabályi követelményekkel, valamint azzal a gyakorlati igény- és kívánalom halmazzal, amit a már meglévő és leendő ügyfelek támasztanak. Mindez azt eredményezi, hogy ma a REISSWOLF által biztosított lehetőségek hatékony, gyors és a lehető legbiztonságosabb dokumentumkezelési megoldásokat nyújtják mind a papíralapú, mind pedig az elektronikus dokumentumok kezelése, feldolgozása és tárolása terén.

Bértárolás és adatszolgáltatás

A REISSWOLF dokumentumkezelési megoldásaiban kiemelt szerepet tölt be a partnerei számára végzett bértárolás és az abból történő adatszolgáltatás megfelelő biztosítása, amit naprakész, eletktronikus nyilvántartás is támogat. A zárt, őrzött telephelyen lévő irattár több tízezer - a REISSWOLF által kínált tárolási egységektől akár eltérő – irattároló doboz befogadására és feldolgozást követően rendszerben történő tárolására alkalmas, melynek alapja az irattár méretére optimalizált speciális fém polcrendszer. A helyiség biztonságáról 4 zónás külső-belső védelmi rendszer, folyamatos élőerős biztonsági szolgálat, 24 órás megfigyelő és rögzítő kamera-rendszer, mágneskártyás belépőrendszer, valamint a biztonsági szolgálathoz és a tűzoltósághoz bekötött riasztással ellátott füst és tűzérzékelő gondoskodik a jogszabályi előírásoknak megfelelően.

A REISSWOLF a betárolt dokumentumokat gyorsan és hatékonyan – a REISSWOLF-nál az iratok nem vesznek el -, a biztonsági előírások messzemenő betartása mellett folyamatosan rendelkezésre tudja bocsátani. A bértárolt dokumentumokból a partnerek igényétől függően akár nagyon rövid határidővel is vállalja a REISSWOLF az adatszolgáltatást akár doboz, dosszié, vagy irat szinten is, legyen az helyszínen történő betekintés biztosítása, eredeti dokumentum partner részére kölcsönzéssel történő eljuttatása, vagy szkennelt dokumentum elektronikus úton történő megküldése.

Iratrendezés

A REISSWOLF vállalja a hazai jogszabályokban előírt, valamint a partnerek belső normáiban meghatározott és a gyakorlatban követett őrzési idők figyelembevételével dokumentumok feldolgozását, rendezését, mely során élesen szétválasztásra kerül a megsemmisítendő, a tovább őrzendő és az esetlegesen levéltárba adandó iratok köre. A rendezés során készülő iratjegyzékek betekintést nyújtanak a tovább őrzendő iratokról, valamint mellékletül szolgálhatnak akár egy selejtezési-, vagy egy levéltári átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz. A rendezési- és azzal összefüggő feladatokat a REISSWOLF igénytől függően telephelyén, vagy akár a partnernél is elvégzi.

Iratkezelési Szabályzat és Irattári terv

Az iratkezelési szabályzat és a mellékleteként szolgáló irattári terv feladata, hogy a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján keretet adjon a beérkező és helyben keletkező dokumentumok kezelésére, feldolgozására és őrzésére. Igény esetén a REISSWOLF vállalja a már meglévő szabályzat felülvizsgálatát, aktualizálását, szükség esetén – a helyi igények messzemenő figyelembevétele mellett – új szabályzat elkészítését, közreműködést az illetékes hatóságokkal a jóváhagyatást illetően, valamint a bevezetésében történő segítségnyújtást.

Iratok szállítása

A dokumentumok szállítása – logisztikai háttér biztosítása mellett - külön erre a célra kialakított, zárt, emelőhátas, fémfalú tehergépjárművekkel történik az útvonal GPS technikával történő nyomon követése mellett, ami megfelelő garanciát és biztonságot jelent az iratok fizikai állapotának megóvására a szállítás lebonyolítása folyamán.

irattároló doboz

Irattári dobozok értékesítése

A REISSWOLF eltérő méretben forgalmaz irattároló dobozokat, hagyományos- vagy akár savmentes alapanyagból készült levéltári dobozokat. A dobozok kialakításuknak köszönhetően tartósak, nagy szilárdságúak, megfelelő állagvédelmet biztosítva a bennük tárolt iratok számára, könnyen szállíthatók és optimális tárolási lehetőséget biztosítanak. Külön megrendelés esetén lehetőség van egyedi feliratok megjelenítésére, vagy speciális igények biztosítására (pl: külön bedobónyílás, plombahely).